Careers

Under the direct supervision of the Office Manager, this position handles our merchandise fulfillment process and distribution as well as provides support to the operations, administration, and executive teams. Deals with a diverse group of external and internal customers at all levels of the organization. Independent judgement is required to plan, prioritize and organize diversified workload.

PRIMARY RESPONSIBILITIES

• - Track and log all product inventory, ensuring there are no discrepancies.
• - Accept deliveries of company products and stores them according to protocol.
• - Accurately complete all required international shipping forms and follow-up through delivery to destination. 
• - Receive and acknowledge all customer and client orders.
• - Submit customer purchase orders to HQ according to protocol.
• - Properly pack and ship orders for delivery to customers.
• - Inspect all orders being received and shipped, checking for damage, defective parts and missing items.
• - Report and—once authorized--recycle damaged product.
• - Address and resolve any product packaging-related issues, shipping priority, or damaged items.
• - Use WMS (Warehouse Management Software) program to monitor inventory and balance accounts.
• - Use FedEx Shipping Manager and UPS Shipping Manager for shipments.
• - Always keep warehouse area clean and organized.
• - Reports to office manager or management to alert them of any issues with shipping or receiving.
• - Assist Office Administration during absence or vacations.

SECONDARY RESPONSIBILITIES

• - When no warehouse work is impending, carry out secondary tasks as assigned by office manager.
• - Provides information to and gathers information from customers, employees and anyone contacting the Company.
• - Prepares, issues, and sends out receipts, bills, policies, invoices, statements, checks and correspondences.
• - Operates computer terminal to input and retrieve data.
• - Operates office machines such as computer, calculators, fax machines and duplicating machines.
• - Opens and routes incoming mail, answers correspondence, and prepares outgoing mail.
• - Develop and maintain filling system.
• - Performs other duties as assigned.
• - Assists with minor maintenance of office building.
• - Assists instructor moving product to/from the Academy.

EDUCATION AND EXPERIENCE REQUIRED

• - High School diploma or General Education Degree (GED); or
• - 1 – 2 years related experience and / or training; or
• - Equivalent combination of education and experience.
• - Customer Service experience.
• - QuickBooks experience preferred.
• - Knowledge of international shipment procedures preferred.

OTHER KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES

• - Strong communication skills, with ability to respond accurately to internal and external requests, inquiries and complaints.
• - Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work.
• - Focused on providing excellent customer service while operating within company procedures.
• - Excellent interpersonal skills, allowing the incumbent to successfully work through stressful situations.
• - Maintains confidentiality.
• - Strong team player who works effectively with others to achieve company goals.
• - Attention to detail and problem-solving skills.
• - Ability to read and comprehend instructions, correspondence, and memos.  Ability to write correspondence. 
• - Ability to add, subtract, multiply, and divide in all units of measure, using whole numbers, common fractions, and decimals. 
• - To perform this job successfully, an individual should have knowledge of Internet software; Order processing systems; Spreadsheet software and Word Processing software.
• - The ability to interact and work successfully with a wide variety of groups and individuals, always presenting a professional demeanor, and positively representing Analog Way.  This includes the ability to manage conflict, to achieve win-win solutions, and to assure that all problem resolutions represent the best interests of both the customer and the company.

PHYSICAL DEMANDS AND/OR WORK ENVIRONMENT DESCRIPTION

• - This position will repeatedly require lifting and handling merchandise in excess of 100 pounds.
• - The work environment characteristics described here are representative of those an employee encounters while performing the essential functions of this job. The noise level in the work environment is usually quiet.

Analog Way - Pionnier en Analogique, Leader en Numérique

Analog Way est l’un des principaux concepteurs et fabricants mondiaux d’équipements haut de gamme dédiés au secteur de l’audiovisuel professionnel. Depuis 30 ans, Analog Way développe et fabrique une large gamme de processeurs d’images à la pointe de l'innovation, reconnus pour leur robustesse et leur fiabilité : processeurs de murs d'images, commutateurs-mélangeurs de présentation, média serveurs, convertisseurs multiformats et solutions de contrôle avancées, ainsi que des logiciels et outils d'intégration. Au fil des ans, Analog Way a développé une expertise unique permettant d’offrir des expériences de présentation vidéo spectaculaires aux professionnels des secteurs de la télédiffusion, de l’audiovisuel et de l’industrie, partout dans le monde.

Nous recherchons un(e) assistant(e) direction commerciale pre-sales (F/H)

Rattaché(e) à l'équipe commerciale, vous intervenez en support des opérations commerciales (organisation d'évènements, gestion des agendas, prise de RDV). Vous vous occupez également de la gestion administrative des dossiers contractuels (bons de commandes, signatures, réponses aux appels d'offres). Enfin, vous suivez les congés, déplacements et notes de frais des commerciaux.

Missions :

Assister le Directeur commercial EMEA et l’équipe commerciale sur les missions suivantes :

Assistanat de la direction commerciale

• - Gestion d'agenda, filtrage téléphonique, prise de message
• - Organiser les déplacements (agenda, réservation billets d’avion, hôtels)
• - Assistanat du Directeur Commercial dans son activité journalière (le soutenir/l’épauler)
• - Suivi des dossiers spécifiques et/ou confidentiels relatifs à la Direction Commerciale

Assistanat Commercial

• - Interface avec les clients français et étrangers
• - Gestion de la relation commerciale avec les clients avant la vente
• - Suivi des commandes en relation avec l’ADV (suivi des délais de production, des délais de livraisons…)
• - Gestion du litige clients éventuellement en collaboration avec le commercial selon le litige
• - Mise à jour des bases de données  conjointement avec l’ADV (CRM Sales Force)
• - Envoi de documentation produits
• - Traitement des offres (devis) et des ventes (commandes) en collaboration avec l’administration de vente
• - Traitement des retours de marchandises et du service après-vente
• - Support a l’équipe Tech-support EMEA
• - ADV : support à l’ADV en cas de nécessité (absences, congés…). Communication régulière avec l’ADV.

Reporting

• - Synthèse mensuelle du reporting à la direction commerciale
• - Création des rapports de vente pour l’analyse et la mise en page pour les présentations de la Direction commerciale

Profil :

• - De formation Bac+2 minimum
• - Vous justifiez d'une expérience réussie sur un poste d'assistant commercial(e), office manager ou sur des fonctions similaires.
• - Vous savez évoluer au sein d'un environnement exigeant et international.
• - Capacité à répondre rapidement et efficacement face à des situations imprévues
• - Polyvalence, Autonomie.
• - Avoir un bon relationnel, le sens de l’écoute, de la diplomatie.
• - Disponibilité à apprendre des notions techniques.
• - Anglais courant. Une connaissance de l’allemand serait un plus.
• - Connaissance de Salesforce / Office 365

Ce CDI est à pourvoir à partir de mars / avril 2022 et est basé à Antony (Ile de France).

Merci d’envoyer votre CV et votre lettre de motivation à rheuro@analogway.com.