Careers

Leading Manufacturer/Importer has an opportunity for an Office Manager.

Work (and report) directly with the Managing Director on executing day to day office functions.

The ideal candidate will have natural organizational skills, be a self-starter, and have experience with QuickBooks, invoicing, receivables, record keeping and working with retailers. The right person will be a mature minded individual who will take ownership of all responsibilities, and anticipate needs.

Under the direct supervision of the Managing Director, this position provides administrative and customer service support to the Sales, Technical and Administration department.

In addition to typing, filling and answering phones, other duties such as coordinating meetings, ordering supplies, coordinating direct mailings and working on special projects are to be performed.

This role deals with a diverse group of external and internal customers at all levels of the organization. Independent judgement is required to plan, prioritize and organize diversified workload as well as recommend changes in office practices or procedures.

KEY RESPONSIBILITIES

• Manage payrolls.
• Maintain accurate documentation and filing systems.
• Liaise with the IRD for accounting and tax filing
• Work closely with French headquarters to facilitate oversea shipments routing, invoicing and inventory control.
• Report to the CFO for all legal and general matters.
• Support sales efforts with demo units, price list, ordering information…

EDUCATION AND EXPERIENCE REQUIRED

• College or General Education Degree (GED)
• Customer Service experience.
• Prior stable experience in sales administration, bookkeeping, importing and shipping or book keeping, Accounts Receivables/Payable, and credit control.
• Equivalent combination of education and experience.
• Must be able to speak and write excellent English and Chinese, French a plus.

OTHER KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES

• Strong communication skills, with the ability to respond accurately to internal and external requests, inquiries and complaints.
• Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work.
• Focused on providing excellent customer service while operating within company procedures.
• Excellent interpersonal skills, allowing the incumbent to successfully work through stressful situations.
• Maintains confidentiality.
• Strong team player who works effectively with others to achieve company goals.
• Attention to detail and problem-solving skills.
• Self-starter, detail oriented with organizational skills.
• Proficiency in QuickBooks, Excel, Word, PowerPoint, Outlook and Salesforce.
• Ability to work with customers, Headquarters in France and sales team.

Please send your CV and covering letter to caroline.masdebrieu@analogway.com

Analog Way Inc. is seeking a motivated, energetic, organized and experienced office manager/executive assistant. The ideal candidate will have experience with QuickBooks Enterprise and will be able to handle a variety of office management tasks including, but not limited to, vendor relations, payroll, file maintenance, spreadsheets, data entry and accounting duties. In addition to being innovative, a problem solver, independent and a decision maker, you will specifically be responsible for the tasks listed in the "job description" section below.

SPECIFIC DUTIES AND RESPONSIBILITIES

• Provides confidential administrative and secretarial support for the President/CFO; handles delegated responsibilities and implements special projects as directed.
• Maintain QuickBooks Enterprise to ensure accurate financial information, inventory control as well as up to date customer and vendor records. Troubleshoot and work with WebConnector.
• Provide administrative support to sales and support staff, coordinates travel arrangements as needed for external meetings and events.
• Perform month end book close and internal financial statements
• Calculate sales commissions and other variable compensation
• Maintain and balance general ledger
• Reconcile bank and credit card statements
• Process AP/AR (Enter invoices and bills, pay vendors, process payments and record sales.)
• Manage HR duties including on-boarding new employees and processing employee benefits
• Process monthly payroll using ADP PEO program
• Process monthly expenses using Expensify
• Direct supervision of 2 administrative staff
• Create and maintain adequate and appropriate procedural documentation
• Assist with clerical support including answering phones, replying to customer and vendor requests, processing daily mail, maintaining office supplies and other tasks as necessary
• Financial responsibilities for the office team and understand our books in a way to ensure the office is operating efficiently and cost effectively.
• Legal and Tax matters - work with accountant for tax filings, renew and maintain all business permits, business license renewals and safety regulations.
• Administration of company 401K
• Responsible for managing office services, scheduling repairs and building maintenance.
• Participate actively in the planning and execution of company events

PREFERRED CANDIDATE QUALIFICATIONS

• In addition to being innovative, a problem solver, independent and a decision maker, you will need to have a minimum of 3 years of full time work running QuickBooks (preferably QB Enterprise)
• Experienced using a PC, as well as knowledge of general office computer programs including the Microsoft Suite (strong Excel skills)
• Exceptional interpersonal as well as excellent written and verbal communication skills
• Highly organized with a strong attention to detail and solid problem-solving skills
• Strong management skills with the ability to handle multiple assignments simultaneously with tight deadlines
• Ability to work independently with a high level of accuracy
• Ability to work with confidential, sensitive issues in a professional manner between many levels of internal and external sources
• Extensive administrative experience and comfortable working with a senior leader who is exacting in her expectation.

This job will require you pass a background and credit history check.

Analog Way est l’un des principaux concepteurs et fabricants mondiaux d’équipements haut de gamme dédiés au secteur de l’audiovisuel professionnel. Depuis 30 ans, Analog Way développe et fabrique une large gamme de processeurs d’images à la pointe de l'innovation, reconnus pour leur robustesse et leur fiabilité : processeurs de murs d'images 4K/8K, commutateurs-mélangeurs de présentation, média serveurs, convertisseurs multi-formats et solutions de contrôle avancées, ainsi que des logiciels et outils d'intégration. Au fil des ans, Analog Way a développé une expertise unique permettant d’offrir des expériences de présentation vidéo spectaculaires aux professionnels des secteurs de la télédiffusion, de l’audiovisuel et de l’industrie, partout dans le monde.

Sous la responsabilité du Directeur des Opérations et au sein de l’équipe Production, vous intervenez pour réaliser l’assemblage, le câblage et le test de nos plateformes.

Missions principales :

• Vous assurez le montage et l’intégration de nos prototypes, produits pré-séries et séries distribués en petite quantité, configurés à la demande des clients.
• Vous effectuez les modifications, les remises à niveau et les mises à jour des produits finis.
• Vous réalisez le test des produits avant expédition aux filiales et distributeurs, et assurez le contrôle qualité des pièces mécaniques.
• Vous réparez et assurez la programmation des équipements en lien avec le service après-vente.

Missions spécifiques :

• Remplacer ou aider le titulaire du Service Expéditions pour le conditionnement et les envois de nos produits (congés, absences, surcharge) en utilisant des logiciels spécifiques. Être capable de porter des charges lourdes.

• Formation Bac STI2D ou bac professionnel.
• Expérience de 2 à 5 ans en électronique ou électrotechnique.
• Maitrise des techniques de soudure des composants électroniques.
• Utilisation de la suite Office (Word, Excel …) .
• La connaissance du secteur audiovisuel serait un plus.

Poste à pourvoir dans le cadre d’un Contrat à Durée Indéterminée dès que possible,

Rémunération selon profil et expérience.

Poste basé en région parisienne sud (92).

Merci d’envoyer votre CV et votre lettre de motivation à rheuro@analogway.com.

Référence à rappeler : TCINT2019-RH

Analog Way est l’un des principaux concepteurs et fabricants mondiaux d’équipements haut de gamme dédiés au secteur de l’audiovisuel professionnel. Depuis 30 ans, Analog Way développe et fabrique une large gamme de processeurs d’images à la pointe de l'innovation, reconnus pour leur robustesse et leur fiabilité : processeurs de murs d'images 4K/8K, commutateurs-mélangeurs de présentation, média serveurs, convertisseurs multi-formats et solutions de contrôle avancées, ainsi que des logiciels et outils d'intégration. Au fil des ans, Analog Way a développé une expertise unique permettant d’offrir des expériences de présentation vidéo spectaculaires aux professionnels des secteurs de la télédiffusion, de l’audiovisuel et de l’industrie, partout dans le monde.

Sous la responsabilité directe du Responsable de la Communication, vous serez principalement chargé(e) des missions suivantes :

Missions principales :

• Création et production de contenus multimédia : réalisation des supports graphiques et techniques destinés à la communication numérique (e-mailings, newsletters, bannières, landing pages, visuels et vidéos pour les réseaux sociaux …)
• Gestion du site web de l'entreprise : actualisation et animation du site au quotidien, maintenance et développement de nouvelles fonctionnalités en collaboration avec notre agence de développement digital, suivi des statistiques, référencement (SEO).
• Animation des réseaux sociaux de l'entreprise.
• Déploiement des campagnes d'e-mailing.
• Réalisation de vidéos explicatives animées (préparation, montage, diffusion) destinées à mettre en avant un produit ou une fonction spécifique.
• Déclinaison des supports marketing pour la communication interne.

• Vous avez une formation de type Master (Bac +4/+5) en communication, avec spécialisation en communication numérique ou arts graphiques. Un profil technique serait un atout supplémentaire.
• Vous justifiez d'une première expérience réussie de 2 à 3 ans dans une fonction similaire.
• Vous êtes créatif(ve) et rigoureux(se), autonome et réactif(ve), avec un goût prononcé pour les technologies de pointe. Vous faites preuve de méthode, de sens de l’organisation et vous respectez les échéances imposées. Vous savez conseiller vos interlocuteurs et argumenter vos propositions. Souple et adaptable, vous avez un bon relationnel et aimez travailler en équipe.
• Vous utilisez et maîtrisez les outils en lien avec votre activité, notamment la création graphique et la réalisation de vidéos avancées : suite Adobe CC (Indesign, Photoshop, Illustrator, After Effects, Premiere Pro …). La connaissance des langages d’intégration serait un plus (HTML/CSS).

Poste à pourvoir dans le cadre d’un Contrat à Durée Indéterminée, dès que possible

Rémunération selon profil et expérience

Poste basé en région parisienne sud (92)

Merci d’envoyer votre CV et votre lettre de motivation à rheuro@analogway.com.

Référence à rappeler : Marcom2019-RH